Un inspecteur du travail fait son entrée dans votre installation. Avant même que vous n’ayez eu le temps de cligner des yeux, il a déjà repéré qu’un de vos équipements de traitement ne dispose pas de son dispositif de protection. En un instant, vous êtes confronté à une lourde amende et votre usine doit être fermée jusqu’à ce que la situation soit rectifiée. Pour éviter que cela ne se reproduise, voici les mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre usine est toujours prête pour une inspection :
1 – Utilisation d’une plateforme numérique
La gestion manuelle de toutes les tâches en matière de santé et sécurité au travail (SST) augmente le risque d’erreurs humaines au sein de votre personnel avec le risque que des informations importantes passent inaperçues. Il est également plus difficile de piloter les inspections de routine (flash info, 1/4 heure sécurité…)
Pour garantir que toutes les inspections nécessaires sont facilement accessibles et effectuées correctement et en temps voulu, il est essentiel de transférer toutes les actions de prévention de l’entreprise dans un système numérique. Cela englobe l’ensemble des consignes, des modes opératoires ou des réglementations applicables à votre entreprise. Lorsque vous effectuez cette transition numérique, vous pouvez tout centraliser en un seul endroit, facilitant ainsi le suivi de la conformité et des routines d’inspection. Vous disposez également d’une documentation complète et précise, ce qui réduit les risques et les tracas liés aux problèmes de conformité avec les autorités.
2 – Respecter un plan de prévention
Imaginons que vos coordinateurs terrain effectuent des inspections de routine tout au long de la journée en utilisant une liste de contrôle papier. Que se passe-t-il si, à la fin de la journée, ils réalisent qu’ils ont omis un contrôle ? Il est difficile de leur demander de refaire le contrôle alors qu’ils sont déjà sur le départ, n’est-ce pas ?
Dans votre système numérique, programmez un calendrier des actions pour déclencher automatiquement des vérifications. Par exemple, vous pouvez planifier une action de prévention sur un thème donné tous les jours entre 8h et 9h, toutes les semaines ou tous les mois en fonction de vos ressources et recevoir une alerte si elle n’a pas été réalisée dans ce créneau horaire. En étant averti immédiatement, vous réduisez le temps nécessaire pour résoudre un problème ou refaire une inspection manquée, minimisant ainsi les risques d’accidents ou de non-conformité réglementaire.
3 – Assurer la qualité des inspections
Un jour, un membre de votre personnel effectue une visite de routine. En passant près d’une clôture endommagée, il ne lui accorde pas d’attention particulière. Cependant, ce jour-là, vous avez programmé un dynamitage. Vous devez envisagez la possibilité qu’un inspecteur se présente ou, pire encore, qu’un accident survienne en raison de cette inspection défectueuse. Les erreurs ne doivent pas être tolérées et l’engagement doit être total en mettant en place une véritable culture prévention.
Il est impératif que vos inspections soient exhaustives et précises afin de minimiser les risques et de garantir la sécurité des personnes et de vos opérations.
4 – Intégration de preuves visuelles et de responsabilités dans les contrôles
Lorsque vous adoptez un système numérique qui exige des photos, des vidéos ou des signatures pour les contrôles, vous incitez indirectement votre personnel à changer son comportement.
Si vos collaborateurs terrain savent qu’ils doivent ajouter des preuves visuelles ou des signatures à leurs contrôles et inspections, ils seront plus enclins à les réaliser correctement. Ils ne pourront pas se soustraire à cette responsabilité, car tout sera enregistré. Vous pouvez remarquer que vos employés prennent un peu plus de temps pour effectuer les contrôles, mais il vaut mieux prévenir que guérir, n’est-ce pas ?
Intégrer une feuille d’émargement numérisée directement à la suite d’une action de prévention permet d’engager vos collaborateurs ; ils s’engagent à respecter les consignes reçu et approuvent de la bonne compréhension des informations.
5 – Désignation de personnel pour des inspections spécifiques
Comme vous le savez, chaque site doit effectuer des inspections régulières. Pour garantir qu’elles sont réalisées en temps opportun, attribuez chaque inspection à une personne spécifique, c’est-à-dire assignez la responsabilité d’une tâche particulière à un individu. Ainsi, en cas de problème avec un équipement tel qu’un extincteur, la personne responsable sera tenue pour responsable.
De plus, la personne désignée connaîtra bien sa tâche et pourra l’accomplir de manière plus efficace. Cela peut s’avérer précieux lorsque des inspecteurs vérifient les qualifications de votre personnel pour s’assurer qu’ils sont compétents pour les tâches qui leur sont confiées.
6 – Utilisation de vos ressources SSE :
La plupart des entreprises ont un responsable de la santé, de la sécurité et de l’environnement (HSE) ou un consultant chargé de fournir des conseils et de soutenir la conformité aux normes requises. Par exemple, si votre entreprise passe à des systèmes numériques, il est recommandé de consulter votre responsable HSE ou votre consultant SST pour obtenir des conseils sur la meilleure manière de procéder.
Ils peuvent avoir des idées sur la transition tout en maintenant la conformité et ils connaitrons l’outil le plus adapt à vos besoins.
Pour résumer résumer, utilisez efficacement les ressources de votre entreprise au lieu d’improviser, ce qui pourrait entraîner des blessures, des fermetures ou des amendes.
Être préparé pour des inspections inopinées est une chose, mais veiller à ce que tous vos sites soient constamment conformes aux réglementations en matière de SST en est une autre. Consultez notre guide sur la manière de dérouler son plan d’action de prévention et assurer une conformité complète en matière de SST sur tous vos sites .
Soyez également transparent avec vos équipes en veillant à ce que tous les membres de votre organisation comprennent les conséquences du non-respect des règles.
Maintenant à vous de jouer, découvrez notre solution et inscrivez-vous dans notre programme « découverte ».
